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N° 8 – Avril 2008
Dématérialisation des marchés : Le standard M.I.O. présenté à Bercy
Le 25 mars dernier les principaux acteurs du déploiement du standard M.I.O. (SIS-France, Phast, le CHU de Bordeaux et CVG Médical) ont été invités par l’Observatoire Economique de l’Achat Public (OEAP)1 sous la présidence de Monsieur Christophe ALVISET2 à présenter la normalisation des échanges pour les marchés publics du secteur hospitalier, dans le cadre d’une réunion du groupe de travail sur la dématérialisation des marchés publics.
Monsieur Raphaël RAUX (SIS France, éditeur des logiciels SIS-Marchés pour les acheteurs publics) a rappelé les évolutions de la réglementation depuis 2001 vers la dématérialisation et en a décrit l’état des lieux: · La réglementation et la pratique ont priorisé la sécurité, la signature électronique, le cryptage, l’horodatage, l’archivage, · L’équipement des collectivités est généralisé, · Le téléchargement des DCE est un succès, mais le taux de réponse électronique est très faible, · Le système est souvent perçu comme une contrainte par les acheteurs, Il y a un manque d’adhésion des entreprises.
Cela s'explique par le manque d’information des acteurs, l’hétérogénéité des plateformes et les défauts d’ergonomie, le manque de confiance dans la signature électronique, les contraintes matérielles ou organisationnelles…
Mais le frein majeur à la dématérialisation est le manque de valeur ajoutée :
Pour les entreprises, les éléments de réponses sont peut exploitables informatiquement par les outils bureautiques ou les solutions métiers. Il en découle que la constitution de la réponse ne fait pas gagner du temps.
Pour les acheteurs, une offre électronique implique impressions, ressaisies et ne facilite pas l’analyse des offres.
On a oublié l’essentiel : un achat, c’est un besoin, une quantité, un délai, un prix,… donc des données. Pour préparer 2010* dans une démarche gagnant-gagnant, il faut placer l’échange de données au cœur de la dématérialisation. Pour cela, il est nécessaire que les échanges entre acheteurs et opérateurs économiques transitent directement entre leurs systèmes d’information. C'est ce que permet le standard M.I.O.
Ces propos ont ensuite été illustrés par une démonstration du logiciel SIS-Marchés compatible M.I.O avec exportation des demandes de prix pour constituer un DCE au format M.I.O. et l’importation des offres au format M.I.O. avec analyse automatisée.
* 2010 = date à la quelle les acheteurs publics pourront imposer des offres dématérialisées, voir Marketis Infos du mois d’octobre 2007
Monsieur Franck GENER (Association Réseau PHAST) a expliqué le dispositif technique du standard M.I.O. dont l’objectif est de structurer le contenu des documents des marchés pour supprimer les ressaisies. M.I.O. concerne toutes les fournitures : Médicaments, Dispositifs Médicaux, Réactifs de laboratoire, Alimentaires, Fournitures de bureau, … et tous les documents : demande, offre de prix, notification, avenant …
M.I.O. est parfaitement indépendant (compatible) de la solution logicielle choisie.
Les rôles de Phast sont la conception du standard et sa maintenance, sa mise en œuvre, le déploiement clients/fournisseurs. Moyennant un abonnement annuel minime, PHAST assure la prise en charge du contrôleur M.I.O. (qui garantit que les fichiers M.I.O émis sont conformes au standard et contrôle leur intégrité lors de leur réception), la prise en charge des mises-à-jour du standard et la prise en charge de sa distribution.
Enfin, les documents émis au format M.I.O. peuvent être lus par tous : soit par n’importe quel navigateur Internet (Windows Internet Explorer par exemple), soit par un visualiseur téléchargeable gratuitement sur le site de PHAST, soit par un logiciel « Freeware » disponible prochainement.
Madame Catherine CONTET (Responsable des marchés - Unité d’achats dispositifs médicaux au CHU de Bordeaux) a rappelé l’importance des achats dans la vie hospitalière : les achats annuels des 52 membres du groupement UNI-HA représentent 5,5 milliards d’euros. Le CHU de Bordeaux passe 1000 marchés formalisés par an, certaines consultations (par exemple de dispositifs médicaux stériles) représentent jusqu’à 650 lots et 2 000 lignes de références produits et la saisie des offres dans un logiciel « Marchés » peut représenter un mois d’employé à temps plein.
Le CHU de Bordeaux a déjà l’expérience de la dématérialisation puisqu’il diffuse l’état des besoins sous forme de fichiers Excel à compléter par les candidats. Ces fichiers Excel permettent d’importer les offres sans ressaisie dans le logiciel « Marchés » de l'hôpital. Le problème de cette méthode est que les fichiers sont facilement modifiables et que dans ce cas l’importation ne fonctionne plus. Comme il y a pas mal de déchet à ce niveau, il subsiste beaucoup de ressaisie. L’intérêt du standard M.I.O. est que les échanges sont sécurisés, facilement lisibles et qu’ils évitent les ressaisies. C’est pourquoi, les plus grands hôpitaux s’engagent à promouvoir l’outil M.I.O. dans le règlement de consultations des marchés.
Enfin, Monsieur Christian VANGELUWE (CVG Médical éditeur du logiciel MARKETIS pour les fournisseurs des hôpitaux) a terminé par une démonstration du logiciel MARKETIS au cours de laquelle il a intégré un allotissement généré par le CHU de Bordeaux au format M.I.O. et émis une offre après contrôle par le contrôleur M.I.O.
1. Placé auprès du ministre chargé de l’économie, l’Observatoire économique de l’achat public (OEAP) a été créé par l'arrêté du 10 novembre 2005 et installé le 14 novembre 2005. Le secrétariat général de l'Observatoire est assuré par la direction des affaires juridiques du ministère chargé de l'économie. L'OEAP s’est vu confier trois missions : recueillir et rassembler les données comptables, financières et économiques relatives à l’achat public ; établir sur la base de ces données des analyses économiques pertinentes ; constituer un lieu de dialogue entre acteurs de la commande publique sur les aspects techniques et économiques de l’achat public : groupes d’étude des marchés, ateliers de réflexion et autres groupes de travail.
2. Christophe ALVISET, sous-directeur à la direction des personnels et de l’adaptation de l’environnement professionnel au ministère de l’économie, des finances et de l’emploi.
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